Vienas keisčiausių dalykų augančiose įmonėse – kuo daugiau investuojama į plėtrą, tuo mažiau kas nors pastebi, kas vyksta finansų skyriuje. Pardavimų komandos plečiamos, diegiami nauji rinkodaros įrankiai, ieškoma efektyvesnių gamybos sprendimų, tačiau buhalterijoje dažnai lieka tas pats darbo modelis, kuris buvo naudojamas tada, kai įmonė turėjo tris kartus mažiau klientų.
Iš pradžių tai nesukelia didelių problemų. Dokumentai sutvarkomi, deklaracijos pateikiamos, mėnesio rezultatai paruošiami. Tačiau po kurio laiko ima jaustis vis didesnis vidinis stabdymas. Mėnesio uždarymas trunka ilgiau, finansinės informacijos reikia laukti, darbuotojai vis dažniau tikrina vieni kitų duomenis, o vadovai sprendimus priima remdamiesi ne pilnu vaizdu, o tuo, ką tuo metu pavyko surinkti.
Dažniausiai tokiose situacijose įmonės pradeda ieškoti papildomo žmogaus. Realybėje problema dažnai būna ne darbuotojų skaičius, o tai, kad kvalifikuoti specialistai didelę savo darbo dalį vis dar skiria rutinai.
Kada apskaita pradeda stabdyti verslą
Mažoje įmonėje daugelis procesų natūraliai paprastesni. Buhalteris gali rankiniu būdu sutikrinti mokėjimus, sužiūrėti sąskaitas ar papildomai pasitikrinti neatitikimus. Kai operacijų kiekis nedidelis, tai net neatrodo problema.
Situacija pasikeičia tada, kai verslas pradeda augti greičiau nei jo vidiniai procesai. Atsiranda daugiau klientų, daugiau darbuotojų, daugiau tiekėjų, daugiau finansinių operacijų. Tada paaiškėja, kad dalis komandos laiko pradeda dingti visiškai neproduktyviems veiksmams.
Vienur duomenys rankiniu būdu perkeliami tarp sistemų, kitur finansų komanda papildomai tikrina informaciją, nes skirtingose ataskaitose matomi nevienodi skaičiai. Kartais net keli žmonės daro tą patį darbą tik todėl, kad organizacija nepasitiki procesais.
Tokiose įmonėse labai aiškiai pradeda matytis viena problema – finansų specialistai dirba daug, bet jų darbas ne visada kuria proporcingą vertę verslui.
Buhalteris, vyr. buhalteris ir finansų vadovas sprendžia skirtingus klausimus
Daug įmonių vis dar į finansų skyrių žiūri kaip į vieną bendrą funkciją. Praktikoje skirtumas tarp buhalterio, vyriausiojo buhalterio ir finansų vadovo yra labai didelis.
Buhalterio pagrindinė atsakomybė – operacinė apskaita ir tvarkingi duomenys. Vyriausiasis buhalteris jau atsako už finansinių ataskaitų kokybę, mokestines rizikas, atitiktį teisės aktams ir bendrą finansinės informacijos patikimumą. Finansų vadovo lygmenyje klausimai tampa dar platesni – pinigų srautų planavimas, biudžetų kontrolė, investicijų vertinimas, pelningumo analizė ir strateginiai sprendimai.
Problema atsiranda tada, kai įmonė tikisi aukšto lygio finansinės kontrolės, tačiau specialistų laiką vis dar degina techniniai darbai, kuriuos sistema galėtų atlikti automatiškai.
Tuomet net stipri komanda pradeda veikti lėčiau, nei galėtų.
Brangiausias resursas finansuose dažniausiai būna ne atlyginimai
Įmonės gana tiksliai skaičiuoja darbo užmokesčio kaštus, tačiau daug rečiau paskaičiuoja, kiek kainuoja prarastas specialistų laikas. Patyręs vyr. buhalteris, kuris pusę dienos tikrina rankinius sudengimus ar taiso pasikartojančius neatitikimus, verslui kainuoja gerokai daugiau nei atrodo iš pirmo žvilgsnio.
Didžiausias nuostolis atsiranda ne dėl paties darbo. Problema ta, kad tuo metu nelieka laiko finansų analizei, biudžetų kontrolei, pelningumo vertinimui ar rizikų stebėjimui.
Būtent čia pradeda ryškėti skirtumas tarp įmonių, kurios tiesiog tvarko apskaitą, ir tų, kurios finansus naudoja kaip valdymo įrankį.
Kodėl vis daugiau įmonių keičia finansų procesų logiką
Pastaraisiais metais labai pasikeitė pats požiūris į apskaitos procesus. Anksčiau buvo normalu, kad daug darbų atliekama rankiniu būdu. Dabar verslai pradeda vertinti ne tik apskaitos tikslumą, bet ir procesų greitį.
Jeigu sistema automatiškai importuoja bankines operacijas, sudengia mokėjimus, generuoja periodines sąskaitas ir leidžia realiuoju laiku matyti finansinius rodiklius, finansų komanda gali dirbti visai kitame lygyje.
Tuomet specialistai nebeužsiima nuolatiniu taisymu ir tikrinimu. Jie gali koncentruotis į tai, kas iš tikrųjų svarbu vadovybei – pinigų srautų kontrolę, finansinį stabilumą, kaštų analizę ir augimo planavimą.
Praktikoje būtent tokiose vietose apskaita verslui pradeda kurti realią vertę, o ne tik atlikti administracinę funkciją.
Stiprios finansų komandos šiandien dirba kitaip
Įmonėse, kurios turi aiškiai sustyguotus procesus, finansų skyrius paprastai nebegyvena nuolatiniame taisymo režime. Didelė dalis rutininių veiksmų automatizuota, informacija centralizuota, o skirtingi skyriai dirba su tais pačiais duomenimis.
Tokiose organizacijose finansų specialistai daug daugiau laiko skiria analizei ir sprendimams. Vadovybė greičiau mato rizikas, tiksliau supranta pelningumą ir gali anksčiau reaguoti į pokyčius.
Ilgainiui būtent tai ir tampa vienu svarbiausių skirtumų tarp įmonių, kurios auga stabiliai, ir tų, kurios didėjant apimtims pradeda skęsti savo pačių procesuose.
