Elektroniniu būdu pasirašyti ar išsiųsti dokumentus tapo įprasta kasdienybės dalimi, tačiau kartu išaugo ir klastočių pavojus. Kaip įsitikinti, kad gautas dokumentas nesuklastotas?
Įsivaizduokite situaciją – gaunate laišką su sutartimi, sąskaita ar kitu svarbiu dokumentu ir turite jį pasirašyti. Tačiau kažkas kelia nerimą – galbūt siuntėjo adresas atrodo keistokas, o gal dokumento išvaizda šiek tiek skiriasi nuo įprastos. Ar verta rizikuoti?
Kodėl daugėja suklastotų dokumentų?
Suklastotų dokumentų gausėja dėl kelių priežasčių:
- Technologijų prieinamumas – šiandien bet kas gali atsisiųsti įmonės logotipą, padaryti įtikinamą laiško šabloną ir kurti oficialiai atrodančius dokumentus.
- Nepakankamas patikrinimas – daugelis gavėjų nemoka arba neturi galimybės patikrinti dokumento kilmės ir autentiškumo.
- Neformalus siuntimas – dažnai svarbūs dokumentai siunčiami tiesiog elektroniniu paštu be jokių papildomų apsaugos priemonių ar elektroninio parašo.
Apgaulingi PDF ar Word dokumentai gali atrodyti visiškai patikimai, tačiau neturėti jokios teisinės galios. Jie gali būti naudojami išvilioti pinigams, gauti konfidencialią informaciją ar net įdiegti kenkėjišką programinę įrangą.
Kaip atpažinti, kad dokumentas gali būti netikras?
Štai pagrindiniai ženklai, kurie turėtų sukelti įtarimą:
- Trūksta parašo ar laiko žymos – dokumente nėra jokių elektroninio pasirašymo duomenų, sertifikato ar laiko žymos, nurodančios, kada ir kas jį pasirašė.
- Įtartinas siuntėjas – el. pašto adresas atrodo panašus į tikrą, bet turi nedidelius skirtumus (pvz., company.com vietoj companv.com) arba naudoja netikėtą domeną.
- Neatitinka įprastas turinys – pastebimi logotipų, stilių ar formuluočių skirtumai nuo ankstesnių dokumentų; datos, kontaktai ar kiti duomenys neatitinka įprastos informacijos.
- Nepavyksta patikrinti parašo – bandant atidaryti dokumentą patikimoje tikrinimo sistemoje, ji rodo klaidas arba neaptinka galiojančio elektroninio parašo.
- Skubinimas ir spaudimas – laiške jaučiamas neįprastas skubėjimas, grasinimas pasekmėmis ar raginimas veikti nedelsiant („paskutinis įspėjimas”, „atsakykite per 24 val.”).
Net vienas iš šių požymių turėtų būti signalas sustoti ir atlikti papildomą patikrinimą, prieš ką nors pasirašant ar pervedant pinigus.
Kaip patikrinti dokumento autentiškumą?
Turite kelias galimybes patikrinti, ar dokumentas tikras:
- Patikrinkite šaltinį – susisiekite su tariamu siuntėju kitu kanalu (paskambinkite žinomu telefono numeriu, parašykite žinomą el. paštą) ir paklauskite, ar jis tikrai siuntė dokumentą.
- Naudokite tikrinimo įrankius – sertifikuotos dokumentų pasirašymo platformos leidžia patikrinti, ar dokumentas turi galiojantį parašą, sertifikatą ir laiko žymą.
- Atkreipkite dėmesį į formatą – ADOC, ASiC ar PDF su integruotu sertifikatu yra daug saugesni formatai nei paprasti PDF ar Word dokumentai, nes juose saugoma visa pasirašymo informacija.
Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai turi teisinę galią visoje ES pagal eIDAS reglamentą ir užtikrina aukščiausią patikimumo lygį.
Dokumento tikrumą lemia ne jo išvaizda, o patikrinami autentiškumo įrodymai. Visada verta skirti laiko patikrinti gaunamų dokumentų kilmę ir pasirašymo duomenis – tai padės išvengti klaidų, ginčų ir finansinių nuostolių.
Šiuolaikinės patikimos dokumentų valdymo ir pasirašymo sistemos suteikia skaidrumą ir teisinį užtikrintumą, todėl verta jas naudoti tiek siunčiant, tiek tikrinant svarbius dokumentus. Dokumentų pasirašymas internetu yra saugus, tik svarbu neskubėti ir atidžiai viską peržiūrėti prieš pasirašant.
